PENGERTIAN,FUNGSI DAN JENIS-JENIS RAPAT

 pengertian rapat,fungsi rapat,dan jenis-jenis rapat

Rapat  disini ada beberapa pengertian rapat diantaranya :1.Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Rapat adalah pertemuan <kumpulan> untuk membicarakan sesuatu Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu,dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi.2.rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi3.rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat4.rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka

           Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/ perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/ memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan                                                                                                                       
B. FUNGSI RAPATfungsi rapat terbagi menjadi 6 antara lain sebagai berikut :1.untuk memecahkan masalah2.untuk menyampaikan informasi3.sebagai forum demokrasi,(diharapkan peserta rapat berpatisipasi pada masalah-masalah yang dikemukan)4.sebagai alat kordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan /organisai5.sebagai sarana bernegoisasi6.ketentuan hukum                                                                                                                               
C. JENIS-JENIS RAPAT
1.         Berdasarkan Tujuan
a)      Rapat penjelasan ( information conference )
           adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Dalam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan.
b)     Rapat pemecahan masalah ( problem solving conference )
            adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
c)      Rapat perundingan ( negotiation conference )
             adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
2.      Berdasarkan SifatMenurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a)      Rapat resmi ( formal meeting )
          adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
b)      Rapat tidak resmi ( informal meeting )
           adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi.  Rapat ini tidak memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba – tiba dan harus diselesaikan segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.
c)      Rapat terbuka
          adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan masalah – masalah yang tidak bersifat rahasia.
d)     Rapat tertutup
           adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang bersifat rahasia.
3.      Berdasarkan Jangka Waktunya
Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a)      Rapat mingguan
           adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
b)     Rapat bulanan  
            adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
c)      Rapat semester
            adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan. 
d)     Rapat tahunan
adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
4.      Berdasarkan Frekuensi
Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a)      Rapat rutin
          adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan). Rapat ini digunakan untuk masalah – masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan.
b)     Rapat insidentil
           adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama.